Privatlivsbeskyttelsespolitik for Udlejer

 

Dataansvarlighed

Vi tager din persondatabeskyttelse alvorligt

Udlejer behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

Udlejer er dataansvarlig, men får hjælp til opfyldelse af de persondataretlige forpligtelser af administrator:

Navn: LTI ApS

CVR    15848847

Adresse Smedelundsgade 22 L, 1. sal, 4300 Holbæk

Har du spørgsmål, kan du altid kontakte administrator på e-mail: info@lti.dk

 


 

Behandling af persondata

Vi anvender denne type data om dig

Vi anvender data om dig i forbindelse med, at du er lejer i en af de ejendomme, som ejes af Udlejer. Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i forhold til vores lejekontrakt med dig.

De data, vi anvender, omfatter:

  • Almindelige persondata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og din kontakt-e-mailadresse
  • CPR-nummer
  • Andre almindelige oplysninger.

 

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige tilretninger af dit lejemål, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud/betaling af leje via serviceloven eller anden sociallovgivning.

Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.

 

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.

Det sker til brug for:

  • Administration af dit lejemål, herunder
    • Nødvendig kommunikation med dig, herunder digital kommunikation
    • Opkrævning og regulering af leje, forbrugsudgifter og lignende
    • Evt. særaftaler eller tilladelser om fx husdyrhold, vedligeholdelsespligt, forbedringer eller fremleje
    • Evt. klager fra dig eller klager over dig modtaget fra andre
  • Administration af den ejendom du bor i, herunder
    • Lejekontrakt, lejefastsættelse og lejevarslinger
    • Forbrugsregnskaber
    • Husordenssager
    • Fraflytningssager
    • Oplysninger om evt. moderniseringer og byggeregnskaber
  • Hvis udlejer ønsker at sælge ejendommen, bliver persondata tilgængeligt i et datarum til brug for due diligence, hvilket bl.a. finder sted med lejelister og lignende
  • Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav, fx hvis der er tvist om lejens størrelse, vedligeholdelsesforpligtelse, manglende betaling af leje eller manglende overholdelse af god skik og orden
  • Opfyldelse af lovkrav, fx opbevaring af bogføringsmateriale,

 

Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

 

Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores drift af ejendommen. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

 

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, enten via kontakt med dig eller via opdatering fra offentlige databaser (CPR- eller CVR-registret).

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

 

Vi indhenter kun persondata, som vi har lov til

Vi har som udgangspunkt brug for dine persondata for at kunne administrere udlejningsejendommen, herunder også dit lejemål, hvilket er et lovligt formål. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente dine persondata, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata – også uden dit samtykke.

Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

 

Vi videregiver ikke dine persondata uden vi har lov til det

Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være når vi udarbejder forbrugsregnskaber, tilmelder beboeren som aftager af el-forbrug på adressen, tilmelder opkrævningen af husleje til Nets. Det kan også være, hvis der behandles tvister i huslejenævnet eller boligretten fx om lejens størrelse, vedligeholdelsespligt, fraflytningsopgør, erstatning for skade, lejemålets ophør eller lignende. 

Vi videregiver ikke persondata til brug for markedsføring.

Vi videregiver ikke dine persondata med aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.

 

Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. Vi beskytter også fortroligheden og autenciteten af dine data ved hjælp af kryptering.   

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.